Christian Schleritzko von der Gemeindeabteilung des Landes Niederösterreich weist darauf hin, dass auf größte mögliche Transparenz geachtet werden muss: "Es muss nachvollziehbar sein, wer über die Vergabe der Gelder entscheidet und für welchen Zweck sie bestimmt sind."
Giro-Konto oder Sozialfonds?
Eine Möglichkeit ist, ein Giro-Konto für Spenden zu eröffnen und dieses in der Gebarung der Gemeinde über einen eigenen Zahlweg darzustellen. Die Zahlungseingänge der Spender sind in der voranschlagsunwirksamen Gebarung auf einem eigenen Verwahrgeldkonto zu binden, die Zahlungen an die Hilfsempfänger sind auf dem gleichen Verwahrgeldkonto als Ausgabe darzustellen. Ebenso sollten allfällige Zinserträge über dieses Verwahrgeldkonto abgewickelt werden. Bei entsprechenden Verhandlungen mit dem Kreditinstitut sollten in den meisten Fällen für dieses Girokonto mit der Zweckbindung für Spenden auf Grund von Katastrophen keine weiteren Spesen verrechnet werden. Somit kommen alle eingezahlten Gelder direkt den Hilfsbedürftigen zu Gute. Die Darstellung des Spendenkontos in der Buchhaltung hat auch den großen Vorteil, dass die Weitergabe der Spendengelder auch durch den Prüfungsausschuss der Gemeinde im Rahmen seiner ihm rechtlich zustehenden Möglichkeiten überprüft werden kann.
Entscheidungsträger bei Vergabe der Spenden früh festlegen
Vor der Eröffnung eines derartigen Girokontos sollte bereits feststehen, welche Entscheidungsträger in der Gemeinde über die Vergabe der Gelder entscheiden und ob es für die Vergabe der Gelder eine betragsmäßige Höchstgrenze gibt. Empfehlenswert könnte es daher sein, sich bereits in "katastrophenfreien Zeiten" mit diesem Thema zu befassen und einen Struktur bzw. eine Ablaufplan festzulegen, welcher im Bedarfsfall jederzeit gestartet werden kann. Dieser könnte sogar im Rahmen eines Grundsatzbeschlusses im Gemeinderat festgelegt werden - wodurch sich mögliche nachträgliche Diskussionen über die Verwendung der Gelder vermeiden lassen.
Bei der Weitergabe der Spendengelder sollte jedenfalls auf den Datenschutz geachtet werden, denn die Betroffenen benötigen in den meisten Fällen unmittelbare Hilfe. Eine mediale Aufbereitung der Spendenübergabe ist wenig nützlich und schürt teilweise bei anderen den Neid. Sinnvoll wird es jedoch sein, nach der Auszahlung der Hilfsgelder und dem damit verbundenen Schließen des Girokontos in neutraler Form über die Verwendung der Gelder die Spender entweder direkt oder pauschal z.B. über die Gemeindezeitungen oder der Homepage der Gemeinde zu informieren.
Andere Rechtsformen möglich
Weiters könnten in den Gemeinden aber auch andere Rechtsformen zur Abwicklung von Spendengeldern geschaffen werden. Bei derartigen Lösungen werden sicherlich die maßgeblichen Vertreter der Gemeinde eingebunden werden. Die Aufgabe der Gemeinde würde sich in diesem Fall nur darauf beschränken, auf die Sammelaktion hinzuweisen bzw. dafür zu werben. Die Grundsätze des Spendensammelns - wie oben dargestellt - werden sich jedoch kaum unterscheiden, egal ob dies nun durch die Gemeinde direkt oder über eine andere Organisationsform erfolgt.